机械配件厂的订单与库存系统：月底对账从 2 天到半天

背景

这是一家本地的机械配件制造厂，两个班组轮班生产，订单以中小批量的定制件为主。接单、排产、领料、入库分别有人管，每人手里一张表，但几张表之间没有一条共同的线。

他们找我们时提的不是“要上一套系统”，而是一件很具体的事：月底那两天，两个人什么都不干，光核数，核完还是有对不上的。

之前的问题

订单在一张 Excel 里，排产在另一张，领料和库存又各有一份。谁手里的表最新，全看谁最后保存过，交班时常常先问一句“你那版是什么时候的”。

进度靠微信群问：车间问仓库有没有料，仓库问采购，采购回头再问订单，一圈下来半个班过去了。

缺料往往要等车间真开工了才发现，停一次，当天排产就得改。单据改过没有痕迹，出了问题说不清是谁改的、什么时候改的，常按印象处理。

做了什么

• 把订单、排产、领料、入库、出货串成一条单据流：每张单都能往上翻到来自哪张订单，进度不再靠人汇总。
• 车间用手机或平板扫码报工，做完一道工序扫一次，不用回办公室补记录，两个班组同一套口径。
• 库存随出入库自动增减，低于安全库存时给仓库和采购提醒，缺料在排产阶段就能看见。
• 按角色分配权限：老板看全局，车间只看本班组任务，仓库管出入库，财务只用对账与导出。
• 一键导出月度对账单，按客户、按订单汇总，导出后可以直接交给财务核对。
• 写了部署文档，并做两次培训：一次给管理员，一次给车间班组，按倒班的实际时间段安排。

结果

月底对账从两个人核 2 天，缩短到一个人半天出结果，对不上的部分能点回原始单据看是哪一笔。

入库数据不再二次录入：仓库扫码入库，财务看到的数字就是仓库看到的数字，中间不再经过一道转抄。

单据谁改过、改了什么、什么时间改的，系统里能查到。车间进度从“打电话问”变成系统里能看到：哪张单在哪道工序、停了多久。

上线后的变化与限制

真正跑通的是主线流程：订单进来、排产、领料、报工、入库、出货，一张单从头走到尾。对账和进度这两件事，客户现在不用 Excel 补了，核对的依据也从“我记得”变成“单子上写着”。

还在过渡期的有两处。一是历史数据只导入了近一年的订单与库存，更早的记录偶尔还要翻纸质单；二是外协加工的几道工序目前由跟单员在系统里代录，等对方愿意扫码报工之后再改成对方自己录。这两条写在交付文档的遗留问题里。

后续维护按服务条款执行：工作时间 2 小时内响应，超出原定范围的功能调整按次评估工作量。源码与数据库在客户自己手里，不靠“不续费就用不了”来绑定。