适合谁，不适合谁
内部系统最难的部分不是写代码，是把流程说清楚。这一栏用来判断现在是不是做系统的时候，判断完不合适，我们会直接说“先别做”。
适合
- 订单、库存、排产、客户资料分散在多个 Excel，靠人抄、靠人核
- 需要内部系统让不同岗位只看自己那一份数据，不再靠转发文件
- 已有 ERP，但个别环节不适用，需要小范围定制或与现有系统对接
- 需要数据留痕：谁改了什么、什么时间改的，事后能查
- 希望系统能导出对账单、月度汇总这类固定报表，不用每次手工拼表
不适合
- 流程本身每周都在变，还没稳定下来（先梳理流程更划算）
- 期望上了系统就自动规范管理，但没人愿意负责录入
- 只需要简单的表格共享（用共享文档或成熟 SaaS 更省钱）
- 要的是全行业标准 ERP（应选成熟商业产品，我们做补充与对接）
- 没有明确的验收人，谁都能提需求，谁都不签字
项目结束，你手上会拿到这些东西
清单在方案阶段写进合同附件，验收时逐条对照，避免“做完了但只有你们那边能看懂”这类情况。
- 需求确认文档
- 流程、字段、角色、报表逐条列明，签字后才进入开发。含签字节点
- 系统源码与数据库结构说明
- 全部代码与表结构说明，交付即归属你方，不锁死在我们的服务器上。
- 部署文档
- 服务器要求、部署步骤、备份与恢复流程，换人接手时照着能跑起来。
- 按角色分开的操作手册
- 老板、仓库、车间、财务各一份，只写这个岗位要看、要点的部分。四个角色各一份
- 至少 2 次培训
- 一次给管理员（权限、维护、导出），一次给使用人员（日常单据操作）。
- 试运行期支持
- 上线后 2—4 周的问题修复与流程微调，把跑不顺的环节调顺。2—4 周
- 历史数据导入模板与导入支持
- Excel 格式模板，加上一次实际导入与抽样核对，历史单据不至于断层。
- 交付验收清单
- 逐项对照需求文档的验收表，哪一条做到、哪一条留到后续，都写在纸面上。
关键承诺：需求文档签字后才进入开发，签字之前的改动不额外计费，签字之后按新增需求评估。服务器、短信、第三方接口等费用属于第三方成本，会在方案里单列，不在服务费里加价。
现状与目标
现在的表格、单据样式、各岗位的分工，以及最耗人的环节
现状流程图、范围建议、工期与费用方案
3—7 天
需求文档
指定一个能拍板的验收人，逐条过流程、字段、角色与报表
需求确认文档（含字段清单、角色权限表、报表口径）
1—2 周
分模块开发
按模块派人试用并给出意见，指定各岗位的试用人员
可试用的模块（按单据顺序分批交付，不等到最后一次性给）
4—8 周（按模块数量）
上线试运行
历史数据（按模板整理）、一个上线时间窗口、负责录入的人
上线部署、数据导入、两次培训、操作手册、验收清单
1—2 周
这类服务最常被问到的五个问题
为什么先签文档、能不能先做一小块、历史数据怎么进来、以后自己能不能维护、钱怎么算，这五个问题先说清楚。
为什么一定要先签需求文档？
因为流程和字段一旦进入开发，改的就是数据库结构和已经做好的页面，成本比在文档上改高得多。流程、字段、角色、报表先在文档里逐条写清楚，你方签字确认之后才开始写代码。签完之后要加的东西不算反悔，按新增需求单独评估工作量，能加就加，只是会重新排期。
能不能先做一小部分试用？
可以，而且多数情况我们建议这么做：先上 1—2 个核心模块，比如订单加库存，或者领料加报工，跑顺之后再谈其余部分。好处是钱先落在一个能验证的地方，我们也能看到你们实际怎么用，不至于全部做完才发现某个环节不顺手。前提是这一两个模块的字段与口径同样写进需求文档。
历史数据怎么迁移？
我们给 Excel 导入模板，你按模板整理，我们负责导入并在试运行期核对你抽查的样本。模板解决的是格式问题，解决不了脏数据：同一个客户有三种写法、订单号重复、日期格式混着填，这些需要你方先清理一遍，或者约定清理规则后由我们代做（另计工作量）。建议只导近一段时间的单据，更早的留档备查即可。
后续我们自己能维护吗？
能。交付含源码、数据库结构说明与部署文档，服务器和账号都在你自己手上，不绑定我们的账号。日常的字段增减、报表微调这类小事，交给别人做也接得上。如果不想自己管，可以按运维与持续服务另签，把维护范围和响应时间写清楚。
报价怎么算？
按模块与范围报价，清单里写清每个模块包含什么、不包含什么，不用“人天”模糊计价——需求还没定的时候按人天报，最后只会变成一笔说不清的追加。范围变了就重新算一次，钱花在哪一块双方都看得见。第三方费用（服务器、短信、接口调用）单列，不混进服务费。
先说清现在最耗人的那一环
最有用的一句描述是：“月底对账要两个人核两天”“缺料要等开工才发现”“进度得挨个打电话问”。把这一环说清楚，我们就能判断这件事要不要做系统，还是先理流程。
也可以先看服务流程，了解每一步你在做什么、我们在做什么。